איך לחשב את השטח הנחוץ למשרד החדש שלכם

איך לחשב את השטח הנחוץ למשרד החדש שלכם הוא אחד השלבים החשובים ביותר בתהליך מעבר לעסק חדש, במיוחד כאשר אתם מחפשים מרחב עבודה יעיל ומתאים לצרכים שלכם בתל אביב והסביבה. כמתווכי נדל"ן עסקי מנוסים ב-ZUZ יועצי נדל"ן, אנו נתקלים מדי יום בשאלות כאלו מלקוחות שרוצים להימנע מבזבוז זמן וכסף על חיפושים מיותרים. במדריך זה, נפרט צעד אחר צעד כיצד לבצע חישוב שטח משרד מדויק, נדון בגורמים המשפיעים על ההערכה, נספק דוגמאות מעשיות וטיפים פרקטיים, ונשלב כלים שיעזרו לכם להגיע להחלטה מושכלת. בין אם אתם בעלי עסק קטן, חברת הייטק מתפתחת או משרד עורכי דין, הבנת איך לחשב את השטח הנחוץ למשרד החדש שלכם תחסוך לכם משאבים רבים ותאפשר לכם להתמקד בצמיחה העסקית.

מהו חישוב שטח משרד ולמה הוא כל כך חשוב?

כדי להבין איך לחשב את השטח הנחוץ למשרד החדש שלכם, חשוב קודם כל להגדיר מהו שטח משרד אידיאלי. שטח משרד אינו רק סכום של מטרים רבועים; הוא כולל את החלוקה הפנימית, ניצול המרחב, והתאמה לצרכים היומיומיים של העובדים והלקוחות. טעות נפוצה היא להעריך את השטח על סמך המשרד הנוכחי בלבד, מבלי להתחשב בשינויים עתידיים או ביעילות השימוש.

גורמים מרכזיים המשפיעים על חישוב השטח

כאשר אתם שואלים את עצמכם איך לחשב את השטח הנחוץ למשרד החדש שלכם, התחילו בבחינת הגורמים הבאים:

• מספר העובדים הנוכחי והצפוי: התחילו בספירת העובדים הקיימים והוסיפו תחזית לגידול. לדוגמה, אם יש לכם 10 עובדים כיום וצפויים להתווסף 5 נוספים בשנה הקרובה, חשבו על מרחב נוסף.
• סוג העסק וצורת העבודה: משרדים לעורכי דין דורשים חדרים פרטיים, בעוד חברות טלמרקטינג יכולות להסתפק בעמדות פתוחות. הערכת גודל משרד מתאים לעסקים שונים משתנה בהתאם לתחום.
• שטחים משותפים ומשלימים: האם אתם זקוקים לחדר ישיבות, מטבחון, אזורי אחסון או פינת המתנה? אלו יכולים להוסיף 20-30% לשטח הכולל.
• מודל עבודה (היברידי או מלא): בעידן הפוסט-קורונה, רבים עובדים מהבית חלקית, מה שמאפשר צמצום שטח.

שלבים מעשיים בחישוב שטח המשרד

לפני שצוללים לפרמטרים המעשיים, חשוב לאמץ תהליך עבודה מסודר. בניגוד למה שרבים חושבים, חישוב השטח הנחוץ הוא לא רק עניין של נוסחה מתמטית, אלא תהליך אסטרטגי שמתחיל בהבנה עמוקה של הצרכים העסקיים שלכם. כדי להבטיח שהתוצאה תהיה אופטימלית, אנו ממליצים לעבוד לפי השלבים הבאים:

שלב 1: הערכת השטח הנוכחי והסיבות למעבר

זאת השאלה הראשונה שאתם צריכים לשאול את עצמכם. לאחר שהבנו מה הגודל של המשרד הנוכחי נעשה הערכה בהתאם לשאלה מדוע אנחנו רוצים לעבור משרד? הסיבות יכולות להיות:

• גידול במספר העובדים וחוסר מקום
• צמצום מספר העובדים ובזבוז כסף על שטחים לא מנוצלים
• מעבר למשרד יותר זול וצמצום העלויות
• מעבר למשרד חדש ומשופץ
• מעבר למיקום יותר נגיש ונוח
• ניצול הזדמנויות

הגודל הקיים והבנה של סיבת המעבר בהחלט יכולה להיות התחלה טובה למציאת שטח המשרד שמתאים לכם.

שלב 2: חישוב לפי סוג עסק

יש הבדל גדול בדרכי חישוב השטח המתאימים לכם בין חברות שונות. עורכי דין לדוגמה יכולים לחשב את גודל המשרד לפי מספר החדרים הנחוץ להם, כך שהגודל במ"ר יכול להשתנות בין משרדים שונים אך עם אותם מספר של חדרים, לכן עורכי דין שמחפשים משרד להשכרה חייבים להבין מה מספר החדרים שהם צריכים לעובדים. לעומת זאת חברת טלמרקטינג יכולים להושיב מספר רב של עובדים בעמדות עבודה בחלל אחד גדול, ובכך לנצל יותר את השטח.

שלב 3: ניצול מקסימלי של המרחב

תכנון מראש של מספר העובדים, ואיזה מרחב כל עובד צריך יכול לחסוך לכם שטחים מיותרים. במידה ואתם לוקחים שטח במצב מעטפת, תכנון אדריכלי נכון וניצול מקסימלי של השטח יכול לחסוך לכם כסף ותשלומים מיותרים על שטחים מבוזבזים. קחו בחשבון שחדר מנכ"ל לפעמים צריך להיות יותר גדול מחדרי עבודה רגילים, ובסידור מקומות הישיבה צריך להתייחס גם לתפקידים של העובדים ולא רק למספר העובדים.

שלב 4: התחשבות בגידול עתידי

חברות סטארט אפ שיכולות לגדול ולהכפיל את מספר העובדים בתקופה קצרה צריכות לקחת את האפשרות הזאת בחשבון. נסו לצפות קדימה ככל שאפשר ובכך לחסוך מעבר נוסף של משרד בעתיד הקרוב. בררו אם יש אפשרות לסיפוח שטחים נוספים למשרד. גדילה בתוך הבניין או במגדל המשרדים הוא פתרון יעיל ומקובל ונותן מענה מצוין לבעיה של גדילה פתאומית של מספר העובדים. חברות הייטק שמחפשות משרדים להשכרה צריכות להיות בכוננות לגדילה מיידית בכמות העובדים ומעבר למשרדים גדולים יותר.

השפעת העיצוב והתכנון על גודל המשרד

לאחר שניתחתם את הצרכים הבסיסיים שלכם, הגיע הזמן להתמקד באלמנטים עיצוביים ופונקציונליים שיכולים להשפיע באופן דרמטי על שטח המשרד שאתם מחפשים. איך לחשב את השטח הנחוץ למשרד החדש שלכם קשור קשר הדוק לא רק לכמות העובדים, אלא גם לאיכות החלל שאתם יוצרים.

ניצול שטחים משותפים וחדשנות טכנולוגית

בעידן המודרני, משרדים כבר אינם מיועדים רק לעמדות עבודה אישיות. חברות רבות מעדיפות להקצות חלק מהשטח שלהן לטובת חללים משותפים, שיכולים לשפר את שיתוף הפעולה והיצירתיות. חשוב לבדוק האם אתם יכולים לוותר על שטחים מסוימים כדי לייעל את השימוש בחלל.

• אזורי קבלה ואירוח: חברות רבות, במיוחד בתחום ההייטק, יכולות לוותר על אזור קבלה רשמי וגדול לטובת פינת ישיבה קטנה ופונקציונלית, או להשתמש בלובי הבניין המשותף.
• חדרי ישיבות: במקום להחזיק בחדר ישיבות ענק שתופס שטח יקר ואינו מנוצל תמיד, ניתן לשקול חלוקה לחדרים קטנים ומודולריים, המתאימים לפגישות צוות מצומצמות או לשיחות וידאו.
• השכרת משרדים עם מרפסת או גג: משרד עם מרפסת יכול לשמש כחלל עבודה לא פורמלי, אזור מנוחה או מקום למפגשים חברתיים. ייתכן שחלל חיצוני שכזה יאפשר לכם לצמצם את גודל המטבחון או פינות ישיבה.

בנוסף, הטכנולוגיה המודרנית מאפשרת לצמצם שטחי אחסון באופן משמעותי. במקום להחזיק ארכיון עמוס קלסרים וניירת, ניתן להעביר את כל המידע לדיגיטל. שירותי אחסון חיצוניים מהווים גם הם פתרון יעיל וחסכוני, המפנה חדרים שלמים בתוך המשרד לשימושים אחרים ופרודוקטיביים יותר.

יחסי ברוטו-נטו: ההבדל שמשנה הכל

אחד המונחים החשובים ביותר בתהליך חישוב שטח משרד הוא ההבדל בין שטח נטו לשטח ברוטו. זוהי נקודה מכרעת, שיכולה להשפיע באופן דרמטי על העלות הסופית ועל גודל המשרד בפועל שאתם מקבלים.

• שטח נטו: זהו השטח הפנימי והשימושי של המשרד שלכם.
• שטח ברוטו: זהו השטח הכולל, הכולל את שטח הנטו בתוספת חלק יחסי מהשטחים הציבוריים של הבניין.

שימו לב: דמי השכירות ודמי הניהול מחושבים תמיד על פי שטח הברוטו. לכן, יחס ברוטו-נטו קטן ככל האפשר הוא יתרון משמעותי. במגדלי משרדים בתל אביב, היחס המקובל נע בין 25% ל-35%, אך חשוב לבדוק זאת מול כל נכס ספציפי. כאשר אתם מנהלים משא ומתן להשכרת משרדים, הקפידו לדרוש שקיפות מלאה לגבי חישוב זה. הבנה מעמיקה של יחסי ברוטו-נטו תבטיח שאתם מפיקים את המרב מהתקציב שלכם.

מחשבון חכם לחישוב שטח המשרד המושלם

לאחר שסקרנו את כל הטיפים שיעזרו לכם לתכנן משרד יעיל ונעים, יש לנו עבורכם גם כלי שיעשה את החיים קלים במיוחד. פיתחנו מחשבון שטח משרדים חכם שמאפשר להזין את הפרמטרים החשובים כמו מספר העובדים, סוג העסק וחדרי ישיבות, ולקבל הערכה מדויקת של השטח המומלץ. הכלי הזה יעזור לכם לתכנן משרד בהתאמה מושלמת לצרכים של העסק שלכם, כך שתוכלו להפיק את המרב מהמרחב שלכם.

השלבים הבאים

לאחר שביצעתם את כל החישובים וההערכות, אתם מוכנים לשלב המעשי של חיפוש המשרד. אנו ממליצים לכם לעבור על צ'ק ליסט למעבר משרדים, אשר יכין אתכם לכל שלב בתהליך, בנוסף תוכלו להיעזר במדריך למציאת משרדים בתל אביב שיכול לתרום לכם הרבה ידע וטיפים פרקטים.

שאלות נפוצות (FAQ)