צ'ק ליסט למעבר משרדים
תוכן עניינים
צ'ק ליסט למעבר משרדים הוא כלי יעיל שיעזור לכם לנהל את כל היבטי המעבר בצורה מסודרת ויעילה.
מעבר משרדים הוא צעד משמעותי עבור כל עסק, בין אם מדובר בסטארט-אפ קטן או בחברה גדולה. זהו תהליך מורכב הדורש תכנון מדוקדק, לוגיסטיקה יעילה ותקשורת נכונה. מעבר מוצלח יכול להביא לשיפור משמעותי ביעילות העסק, בחוויית העובדים ובשביעות רצון הלקוחות.
הצ'ק ליסט יעזור לכם להגדיר יעדים ותקציב למעבר, לעצב ולתכנן את חלל המשרד החדש, לרכוש ריהוט וציוד משרדי, לגייס צוות המעבר, לנהל את הלוגיסטיקה של המעבר, לתקשר עם העובדים, הלקוחות והספקים, ולפתור בעיות שמתעוררות במהלך המעבר.
בפוסט הבא יתמקדו בפרטים ספציפיים לגבי כל אחת מהמשימות הללו, תוך מתן טיפים ועצות יישומיות למעבר מוצלח.
חיפוש משרדים להשכרה ובחירת המשרד החדש
אחד הצעדים החשובים ביותר בתכנון מוקדם של מעבר משרדים הוא חיפוש ובחירת המשרד החדש.
הנה כמה טיפים שיעזרו לכם בתהליך:
- הגדירו את הצרכים שלכם: לפני תחילת החיפוש, חשוב להגדיר בבירור את הצרכים שלכם מהמשרד החדש. קחו בחשבון גורמים כמו גודל, מיקום, תנאים פיזיים, מחיר, נגישות ועוד.
- היעזרו במחשבון שטח: כדי לדעת מה הגודל המתאים עבור המשרד שלכם מומלץ להשמתש בכלי חכם לחישוב שטח המשרד הרצוי של העסק שלכם.
- היעזרו במחשבון שכירות: כדי לייעל את תהליך החיפוש ולהבטיח שאתם מקבלים את ההחלטות הנכונות, מומלץ להשתמש במחשבון שכירות למשרדים. בעזרתו תוכלו לקבל הערכה מדויקת של העלויות החודשיות של השכרת המשרד, כולל כל ההוצאות הנלוות.
- היעזרו במדריך לתכנון תקציב: תכננו היטב את התקציב לשכם למעבר משרדים, זה יחסוך לכם הרבה הוצאות בלתי צפויות בהמשך
- עשו מחקר: קיימים מקורות רבים למידע על משרדים להשכרה. תוכלו לחפש באתרי אינטרנט ייעודיים, בחברות תיווך נדל"ן עסקי, באתרי נדל"ן מסחרי, בקבוצות ברשתות חברתיות ובפרסומים מודפסים אחרים.
- היעזרו ביועץ: אם אתם מתקשים למצוא את המשרד המתאים, ייתכן שתרצו לשקול לשכור את שירותיו של יועץ נדל"ן עסקי. יועץ מנוסה יוכל לעזור לכם לחפש משרדים, לנהל משא ומתן עם משכירים ולסגור את העסקה הטובה ביותר עבורכם.
- בקרו במשרדים: לאחר שמצאתם מספר משרדים פוטנציאליים, חשוב לבקר בהם באופן אישי. שימו לב לתנאי המשרד, נגישות המשרד, לחלוקת החלל, לתאורה ולכל גורם אחר שחשוב לכם.
אחד השלבים החשובים ביותר בתכנון מעבר משרדים הוא חיפוש ובחירת המשרד החדש. בחירת המשרד הנכון היא החלטה חשובה שיכולה להשפיע על העסק שלכם במשך שנים רבות. על ידי ביצוע מחקר מעמיק, ניהול משא ומתן חכם וקבלת החלטות מושכלות, תוכלו למצוא את המשרד המושלם שיעזור לכם להצליח.
צ'ק ליסט מפורט למעבר משרדים: חלוקה לפי זמנים
מעבר משרד יכול להיות תהליך מורכב ומאתגר, אך עם תכנון וארגון נכונים ניתן להפוך אותו לחוויה חלקה ויעילה. צ'ק ליסט זה נועד לסייע לכם בתכנון המעבר שלכם, החל מ-3-4 חודשים לפני המעבר ועד ליום המעבר עצמו.
הצ'ק ליסט מחולק לפי זמנים ומשימות, כך שתוכלו בקלות לעקוב אחר התקדמותכם ולדאוג שכל הפרטים החשובים יטופלו.
הערה: צ'ק ליסט זה מיועד למעבר משרדים סטנדרטי. ייתכן שתצטרכו להתאים אותו לצרכים הספציפיים שלכם.
מספר חודשים לפני המעבר
1. אישור סופי של חוזה השכירות:
- ודאו שהחוזה כולל את כל הפרטים החשובים, כגון תאריך תחילת השכירות, משך השכירות, דמי שכירות, דמי ניהול, תנאי ביטול החוזה ועוד.
- הקפידו לקרוא את החוזה בעיון לפני החתימה ושאלו שאלות במידת הצורך.
- מומלץ להתייעץ עם עורך דין לפני חתימה על חוזה השכירות.
2. הקמת צוות מעבר:
- צוות המעבר יהיה אחראי על ניהול כל תהליך המעבר, החל מתכנון ועד לביצוע.
- מומלץ לכלול בצוות נציגים מכל מחלקות החברה, וכן מומחים בתחומים רלוונטיים כגון אבטחה, רשתות מחשבים ולוגיסטיקה.
- תפקידו של צוות המעבר יהיה:
- ליצור תוכנית מעבר מפורטת הכוללת לוחות זמנים, משימות ואחראים.
- לנהל תקציב המעבר.
- לתקשר עם העובדים, הספקים והגורמים הרלוונטיים אחרים.
- לפתור בעיות שיתעוררו במהלך המעבר.
3. קביעת תקציב למעבר:
- תקציב המעבר צריך לכלול את כל ההוצאות הקשורות למעבר, כגון:
- ריהוט וציוד משרדי
- הובלה
- אריזה
- ביטוח
- שיפוצים
- תקשורת
- מחשבים
- אבטחה
- ניקיון
- תיווך
- ועוד
4. תכנון עיצוב המשרד החדש:
- קבלו החלטות לגבי עיצוב המשרד החדש, כגון פריסת החדרים, תאורה, ריהוט וציוד.
- ניתן לשכור מעצב פנים מקצועי שיעזור לכם בתהליך.
- ודאו שהעיצוב מתאים לצרכים שלכם ושל העובדים שלכם.
- קחו בחשבון את התקציב שלכם ואת גודל המשרד.
5. הזמנת ריהוט וציוד משרדי:
- הזמינו את הריהוט והציוד הדרושים למשרד החדש.
- ודאו שהריהוט והציוד מתאימים לתכנון המשרד ולצרכים שלכם.
- קבלו הצעות מחיר מספקים שונים ובחרו את הספקים המציעים את המחירים הטובים ביותר.
- ודאו שהריהוט והציוד יסופקו בזמן.
6. החלטה לגבי אריזה:
- האם תארזו את חפצי המשרד בעצמכם או תשכירו חברת אריזה מקצועית?
- אם אתם מחליטים לארוז בעצמכם, התחילו לאסוף חומרי אריזה מראש.
- ודאו שרזתם את כל החפצים החשובים.
7. עדכון ספקים ולקוחות:
- עדכנו את ספקיכם ולקוחותיכם לגבי כתובת המשרד החדשה ופרטי הקשר החדשים.
- שלחו הודעה רשמית על המעבר.
- ודאו שכל הספקים והלקוחות שלכם יודעים היכן ומתי ניתן למצוא אתכם לאחר המעבר.
8. רכישת ביטוח מעבר:
- רכשו ביטוח מעבר שיגן על חפציכם מפני נזק במהלך ההובלה.
- השוו בין הצעות מחיר מחברות ביטוח שונות ובחרו את הביטוח המתאים ביותר לצרכים שלכם.
- ודאו שהביטוח מכסה את כל החפצים שתרצו להוביל.
מספר שבועות לפני המעבר
1. ניתוק חיבורי תקשורת וחשמל:
- ודאו שיש לכם אישור מראש מחברות התקשורת וחברת החשמל לניתוק החיבורים במשרד הישן.
- קבעו תאריך ניתוק החיבורים בהתאם לתאריך המעבר.
- ודאו שיש לכם גישה לחיבורי תקשורת וחשמל במשרד החדש ביום המעבר.
2. הזמנת קווי תקשורת וחשמל חדשים:
- פנו לחברות התקשורת וחברת החשמל והזמינו קווי תקשורת וחשמל חדשים למשרד החדש.
- ודאו שהקווים החדשים יהיו פעילים ביום המעבר.
- קבלו הצעות מחיר מחברות שונות ובחרו את החברות המציעות את המחירים הטובים ביותר.
3. הזמנת שירותי ניקיון:
- הזמינו שירותי ניקיון מקצועיים לניקוי המשרד החדש.
- ודאו שהחברה מספקת שירותי ניקיון יסודיים הכוללים את כל חלקי המשרד.
- קבלו הצעות מחיר מחברות שונות ובחרו את החברה המציעה את המחירים הטובים ביותר.
4. עדכון כתובת בארנונה של העירייה הרלוונטית:
- עדכנו את כתובתכם בעירייה של של המשרד החדש.
- ודאו שהכתובת החדשה מעודכנת בכל המסמכים הרשמיים שלכם.
5. הזמנת שירותי אינטרנט וטלפון:
- פנו לחברת אינטרנט וחברת טלפון והזמינו שירותי אינטרנט וטלפון למשרד החדש.
- ודאו שהשירותים יהיו פעילים ביום המעבר.
- בחרו את החברות המציעות את החבילות הטובות ביותר לצרכים שלכם.
6. הכנת תוכנית אבטחה:
- הכינו תוכנית אבטחה למשרד החדש, הכוללת התקנת מערכות אבטחה, קביעת נהלי אבטחה ועוד.
- התייעצו עם חברה מקצועית להתקנת מערכות אבטחה.
- ודאו שתוכנית האבטחה תואמת את הצרכים שלכם ואת דרישות החוק.
7. ארגון יום המעבר:
- תכננו את יום המעבר לפרטי פרטים.
- קבעו לוח זמנים ברור לכל המשימות.
- ודאו שיש מספיק עובדים זמינים כדי לעזור בפריקה ופיזור הציוד.
8. התקשרות עם חברת ניהול המשרד:
- ודאו שיש לכם חוזה חתום עם חברת ניהול של המשרד החדש.
- ודאו שאתם מבינים את כל השירותים שמספקת חברת הניהול.
- שאלו שאלות לגבי עלויות תחזוקה, ניקיון, אבטחה ועוד.
מספר ימים לפני המעבר
1. אישור סופי של חברת ההובלות:
- ודאו שוב עם חברת ההובלות שהם מגיעים ביום המעבר כפי שסוכם.
- קבלו אישור בכתב סופי הכולל את תאריך ההובלה, שעת ההגעה, מחיר ההובלה ושירותים נוספים.
- ודאו שחברת ההובלות מודעת לכל הפרטים החשובים, כגון מיקום המשרדים, קומות, מעליות, חניה ועוד.
2. פינוי חפצים אישיים מהמשרד הישן:
- עודדו את העובדים לפנות את חפציהם האישיים מהמשרד הישן.
- ודאו שכל החפצים האישיים נמצאים בארגזים סגורים ומסומנים בבירור.
- סייעו לעובדים שזקוקים לכך בפינוי חפציהם.
3. ניתוק ציוד חשמלי ואלקטרוני:
- נתקו את כל הציוד החשמלי והאלקטרוני מהחשמל במשרד הישן.
- ודאו שכל הכבלים מנותקים בצורה בטוחה.
- ארזו את הציוד החשמלי והאלקטרוני בצורה נכונה כדי למנוע נזק במהלך ההובלה.
4. ניקיון יסודי של המשרד הישן(במידה שהתחייבתם לכך):
- בצעו ניקיון יסודי של המשרד הישן לפני עזיבתו.
- ודאו שכל האשפה מפונה.
- השאירו את המשרד נקי ומסודר כפי שקיבלתם אותו.
5. הכנת המשרד החדש:
- סידרו את הרהיטים במשרד החדש בהתאם לתכנון.
- ודאו שיש מספיק מקום לכל העובדים והציוד.
- חברו את הציוד החשמלי והאלקטרוני לחשמל.
- בדקו שהטלפונים והאינטרנט פועלים.
6. הכנת ציוד משרדי:
- ודאו שיש מספיק ציוד משרדי זמין במשרד החדש, כגון נייר, עטים, טונרים למדפסת ועוד.
- הזמינו ציוד נוסף במידת הצורך.
- סידרו את ציוד המשרדי בצורה נגישה לכל העובדים.
7. תדרוך אחרון לעובדים:
- קיימו תדרוך אחרון לעובדים לפני המעבר.
- ודאו שהם יודעים היכן ממוקם המשרד החדש, כיצד להגיע אליו וכיצד להשתמש בציוד החדש.
- ענו על שאלות וחששות של העובדים.
יום המעבר
1. הגעת צוות ההובלות:
- ודאו שצוות ההובלות מגיע בזמן המתוכנן.
- קבלו מהם אישור כתוב לגבי תאריך ההובלה, שעת ההגעה, מחיר ההובלה ושירותים נוספים.
2. פיקוח על פריקה:
- פקחו על פריקת הציוד מהמשאית במשרד החדש.
- ודאו שהציוד מופק בהתאם לתכנון.
- סמנו את הארגזים בצורה ברורה וקלה לזיהוי.
- ודאו שאין נזק לציוד במהלך ההובלה.
3. סידור הציוד במשרד החדש:
- סדרו את הציוד במשרד החדש בהתאם לתכנון.
- ודאו שיש מספיק מקום לכל העובדים והציוד.
- חברו את הציוד החשמלי והאלקטרוני לחשמל.
- בדקו שהטלפונים והאינטרנט פועלים.
4. חיבור מחשבים ורשתות:
- חברו את המחשבים לרשת.
- ודאו שהמחשבים והרשת פועלים בצורה תקינה.
- התקינו תוכנות ותוכנות ניהול במידת הצורך.
5. הכנת מקום עבודה לעובדים:
- ודאו שיש לכל עובד מקום עבודה מסודר ונוח.
- ספקו לכל עובד ציוד משרדי הנדרש לו.
- ודאו שהטלפון והמחשב של כל עובד פועלים בצורה תקינה.
6. תדרוך לעובדים:
- קיימו תדרוך קצרה לעובדים במשרד החדש.
- ודאו שהם יודעים היכן ממוקם כל דבר, כיצד להשתמש בציוד החדש וכיצד לפנות לעזרה במידת הצורך.
7. חגיגת המעבר:
- במידת הצורך, קיימו אירוע קצר לחגיגת המעבר למשרד החדש.
- זהו זמן מצוין להודות לעובדים על עזרתם ולעודד שיתוף פעולה ביניהם.
צעד אחד קטן עבורנו, צעד ענק עבור החברה: חגיגת מעבר מוצלח!
הקפידו לעקוב אחר הצ'ק ליסט למעבר משרדים באופן מדויק, ותוכלו להבטיח שהמעבר שלכם יתנהל בצורה חלקה ומוצלחת. זכרו להיות גמישים ומוכנים להתמודד עם בעיות בלתי צפויות, ושמרו על מצב רוח חיובי לאורך כל התהליך.
מעבר משרד הוא תהליך מורכב, אך עם גישה חיובית, עבודה קבוצתית ותכנון מדוקדק, ניתן להפוך אותו לחוויה מרגשת ומלאת הזדמנויות. צ'ק ליסט למעבר משרדים נועד לסייע לכם לאורך כל הדרך, החל מהשלבים הראשונים של תכנון ועד לרגע שבו תתיישבו בנוחות במקום העבודה החדש שלכם. זכרו שגם לאחר המעבר, חשוב לשמור על קשר פתוח עם העובדים ולקבל משוב מהם לגבי סביבת העבודה החדשה. יחד, תוכלו להפוך את המשרד החדש למרחב עבודה יעיל, נעים ומניב.